Документы для приема на работу в 2026 году: полный список

Какие документы требуются при приеме на работу в 2026 году

Статья 65 Трудового кодекса РФ определяет основной перечень документов для оформления трудовых отношений. Комплект бумаг зависит от вида договора: бессрочный трудовой договор, срочный трудовой договор или договор гражданско-правового характера (ГПХ). Бессрочный договор заключается для постоянной работы, срочный — для временной или сезонной деятельности.

Кому передавать документы при трудоустройстве

Документы предоставляются специалисту по кадровому делопроизводству. В компании эту функцию выполняет руководитель отдела кадров, HR-менеджер или бухгалтер. В небольших организациях оформлением может заниматься офис-менеджер или непосредственно руководитель компании.

Обязательный список документов для приема на работу

Трудовой кодекс РФ устанавливает базовый комплект документов для оформления в штат по трудовому договору. Вот что нужно подготовить в первый рабочий день:

1. Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность.
2. СНИЛС (номер страхового свидетельства). С 2019 года пластиковую карточку не выдают. Информацию предоставляют в виде электронного уведомления из личного кабинета Социального фонда России или бумажного документа из отделения СФР/МФЦ.
3. Документы об образовании, квалификации или специальных знаниях (диплом, аттестат, сертификат), если работа требует специальной подготовки.
4. Документ воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву).

Особые случаи: трудовая книжка и СНИЛС

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка. Все сведения о трудовой деятельности хранятся в цифровом формате. Работник вправе попросить вести и бумажный вариант.

• Если бумажной трудовой книжки нет или в нее не вносились записи после 1 января 2020 года, можно предоставить выписку из электронной трудовой.
• Выписку формирует предыдущий работодатель, отделение Соцфонда или МФЦ.
• При первом трудоустройстве трудовую книжку (электронную) оформляет новый работодатель.
• При работе по совместительству трудовая книжка не предоставляется.

Важно: При несовпадении данных в паспорте и СНИЛС работодатель запрашивает в СФР внесение изменений и затем передает работнику обновленный документ.

Дополнительные документы, которые может запросить работодатель

Помимо обязательного списка, работодатель вправе попросить бумаги, подтверждающие профессиональную пригодность для конкретной должности. Требовать документы сверх установленного ТК РФ запрещено.

Часто запрашиваемые дополнительные документы:

• ИНН (свидетельство о постановке на налоговый учет).
• Медицинская книжка (для работы в сферах общепита, торговли, образования, медицины).
• Справка об отсутствии судимости (для педагогической, социальной сфер и др.).
• Водительское удостоверение и медицинская справка о допуске к управлению автотранспортом (для водителей).
• Результаты предварительного медицинского осмотра (за счет работодателя для профессий из перечня Приказа Минздрава №29н).
• Справка о характере труда с основного места работы (для совместителей, если новое место — вредное или опасное производство).

По желанию соискатель может предоставить: рекомендации с прошлых мест работы, свидетельства о рождении детей (для налогового вычета), портфолио.

Оформление по договору ГПХ и особые категории работников

Для договора гражданско-правового характера (ГПХ) обычно требуются паспорт, СНИЛС, ИНН и документ об образовании (при необходимости). Такой договор фокусируется на конкретном результате, а не на должности.

При трудоустройстве подростков 14-18 лет к основным документам прикладывается письменное согласие родителя или опекуна.

Для дистанционных работников с 2021 года трудовой договор может заключаться удаленно в виде электронных документов (Закон №407-ФЗ).

Полезный совет: При подаче документов обычно пишут заявление на имя руководителя компании о приеме на работу и прикладывают фотографии 3x4 см для личного дела.

Больше полезных материалов о карьере, составлении резюме и правах работника вы найдете на нашем сайте https://edu-life.tech в разделе "Для взрослых".